TOPOS beschikt over een bestand van en e-mailadressen. Dit bestand is opgebouwd uit adressen van architecten en aannemers uit de omgeving van Maastricht, de gemeente Maastricht, omliggende, woningbouwverenigingen, scholen, culturele organisaties en andere geïnteresseerden. Aan het begin van het jaar wordt een affiche met het jaarprogramma gedrukt, als ook een kerstkaart met de data en titels van de lezingen. Affiches worden verspreid over de stad opgehangen, vooral op adressen waar veel Maastrichtenaren komen. De kerstkaarten worden aan ruim 600 potentieel geïnteresseerden gestuurd. Aanvullend worden er voor elke afzonderlijke activiteit TOPOS Nieuwsbrieven verstuurd. Kort voor aanvang van de activiteit wordt nog een reminder per email verstuurd. Op het affiche, de kerstkaart, Nieuwsbrief en reminder worden standaard alle activiteiten vermeld, als ook de namen en logo’s van de sponsoren (waaronder het Sfa).
